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Eine Aufgabe für Führungskräfte und das bestehende Team

Den Einstieg leicht machen

Wir möchten im Folgenden zunächst auf die Rolle der Vorgesetzten und des bestehenden Teams eingehen, bevor wir zur eigenen Entwicklung im folgenden Abschnitt kommen, denn der Einstieg ist nicht an einem Tag gemacht, sondern verlangt vielmehr eine persönliche Entwicklung, wohingegen das bestehende Team Dir den Weg gut bereiten kann und Dir den Boden ebnen, dass die neu Ankommenden im neuen Job wachsen können.

Neue Kolleginnen und Kollegen: Was macht den Einstieg leicht? Was macht die Arbeit gut?

Neue Kolleginnen und Kollegen werden in der Schulpsychologie eingestellt. Der vorliegende Abschnitt ist einerseits für die Vorgesetzten und die Teams des Schulpsychologischen Dienstes zur gemeinsamen Vorbereitung auf das Anwachsen der Teams gedacht.

Neben diesen vielen kleineren und größeren organisatorischen und fachlichen Punkten, die für eine gute Einarbeitung wichtig sind, sind für jede personelle Veränderung drei Leitgedanken wichtig, die im Folgenden kurz dargestellt werden.

  • Wertschätzung für Bisheriges: Wenn den Mitarbeitenden und ihren Arbeitsergebnissen schon vor Eintritt neuer Kolleg:innen Wertschätzung und Respekt für bisher Geleistetes und Erarbeitetes entgegengebracht wird, entsteht eine Kultur positiver Emotionen, die den Blick auf Entwicklungsperspektiven weitet und nächste Schritte mit mehr Freude, Leichtigkeit und Motivation gehen lässt.
  • Bewahren von Stärken und Errungenschaften: Es gibt immer Dinge, auf die Teams besonders stolz sind, und Stärken, die es zu bewahren gilt, z.B. gelingende Basisarbeit, Kooperationen, Facharbeit, Vernetzungen. Diese sollten in gemeinsamen Gesprächen analysiert und fokussiert werden und natürlich auch im Rahmen des Einarbeitungsprozesses eine wichtige Rolle spielen.
  • Neugier für Veränderung und gemeinsames Wachsen: Nicht ohne Grund sieht die Arbeits- und Organisationspsychologie Teamentwicklung, Personalentwicklung und Organisationsentwicklung als Einheit. Vor der Ankunft neuer Mitarbeitender besteht die Chance sich zu fragen, was besser und leichter wird, wenn das Team wächst? Der wichtigste Gewinn bei der Ankunft neuer Mitarbeitender ist die Weiterentwicklung im gesamten Team. Werte können sich im gemeinsamen Austausch neu orientieren, am Kompetenz- und Erfahrungszuwachs aber auch an Fragen, Irritationen und Gegensätzen können die Teammitglieder miteinander wachsen und kann Arbeitsqualität weiterentwickelt werden. Vielfalt und Diversität schaffen neue Denk- und Arbeitsräume und könnten vielleicht sogar althergebrachte Arbeitsprozesse und -strukturen auf ein neues Level bringen, wenn Alle das wollen und die Chance in einer lernenden Organisation entdecken. Dafür benötigt es Führungskräfte, die diese Chancen aufzeigen und Entwicklung behutsam begleiten.

Sechs Onboarding-Tipps

  1. Einarbeitung ist Leitungsaufgabe. Vorgesetzte sollten mit dem Team die bevorstehe Einarbeitung transparent durchsprechen und die Aufgaben möglichst gleichmäßig verteilen, idealerweise nach Kompetenzen. Bestimmen Sie eine teaminterne, fachliche Mentor:in. Dies reduziert die Rückfragen und schafft Sicherheit.
  2. Nutzen Sie zur Vereinfachung Checklisten, um alles Wichtige zu besprechen. Einmal erstellt, helfen diese auch für alle nachfolgenden Neubesetzungen und erleichtern beiden Seiten die Arbeit. Es kann den Arbeitsbeginn sehr erleichtern, wenn in einem (digitalen) Ordner für das Selbststudium alle wichtigen Gesetze, Verordnungen, Formulare, Dokumente und ggf. Mustervorlagen sowie eine aktuelle Übersicht wichtiger Ansprechpartner:innen und deren Zuständigkeiten gesammelt sind.
  3. Empfehlen Sie ggf. Veranstaltungen der Fortbildungsinstitute (beispielsweise zu den Themen ̄ Kinderschutz, ̄ Schulcloud etc.) und ermuntern Sie zur Teilnahme an den schulpsychologischen Fachteams bzw. Intervisions- und Supervisionsveranstaltungen.
  4. Überlassen Sie die ersten Tage nicht dem Zufall. Erstellen Sie für die Einarbeitung einen genauen Plan. Dieser gibt Orientierung, Struktur und sorgt dafür, dass der oder die Neue gleich „ankommt“. Überfordern Sie neue Mitarbeitende nicht. Diese sollten sich gerade anfangs in Ruhe zurechtfinden und mehr Fehler als andere machen dürfen.
  5. An die direkten Vorgesetzten: Fragen Sie die neuen Mitarbeitenden im ersten Monat bestenfalls jede Woche kurz nach der Einarbeitung und ihrer Zufriedenheit mit dem Prozess. So können Sie den Einarbeitungsprozess permanent verbessern und weiterentwickeln. Planen Sie zudem genug Zeit für Ihr regelmäßiges Feedback ein: Benennen Sie Fortschritte und geben Sie konstruktive Kritik, damit sich ungünstige Arbeitsweisen innerhalb der Probezeit nicht einschleifen. Optimalerweise führen Sie nach ca. 3 und ca. 6 Monaten jeweils ein Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch.
  6. An die Mentorinnen und Mentoren: Sie stehen für die täglichen Fragen der Tätigkeit zur Verfügung, berichten aus Ihren Erfahrungen und fördern den gegenseitigen fachlichen Austausch auf Augenhöhe. Es geht darum, informelle Regeln zu vermitteln, in bestehende Netzwerke einzuführen und praktische Tipps zu geben. Das Mentoring im Sinne des Wissenstransfers hat keinerlei Anhängigkeiten oder Erwartungen von Gegenleistungen zur Folge.

Ein guter Einstieg – Checkliste für die Phasen des Einarbeitungsprozesses

Ein wichtiger Bestandteil der Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist die Vermittlung der Organisationskultur. Das schließt Werte und das Organisationsleitbild ein, ebenso die grundsätzlichen Regeln der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Respekts. Vieles davon lässt sich nicht gleich am ersten Arbeitstag vermitteln, sondern wird sich in der darauffolgenden Zeit ergeben. Wichtig ist, dass Neuankömmlinge dabei nicht alleine gelassen werden. Man nutzt gemeinsame Arbeitsberatungen, Intervisionen und Supervisionen, um in Ruhe Arbeitsabläufe und Fortschritte zu registrieren, aufkommende Fragen zu klären und Orientierung zu geben.

Wir hoffen, die nachfolgende Checkliste von Punkten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist Ihnen hilfreich. Für die passende Grundhaltung lohnt sich das Nachdenken über zwei Fragen:

Wie würde ich selbst gern empfangen werden?"

"Was würde ich für einen guten Einstieg benötigen?

Vorbereitung der Ankunft

  • Wichtige Informationen zum Einlesen
    • Geschäftsordnung und Aufgaben des Schulpsychologischen Dienstes
    • Leitbild
    • Flyer und Materialien der Öffentlichkeitsarbeit
    • Organigramm
    • benötigte Telefonlisten des Amtes bzw. der Beratungsstelle
    • Schulgesetz, Schulordnung, Fahliche Empfehlungen und Leitlinien
    • Dokumente zu Aufgaben beim Kinderschutz
    • Dokumente zu Aufgaben in Krisen und Notfällen an Schulen
    • Informationsblätter und Vorlagen zu Datenschutz und Schweigepflicht
    • Arbeitsschutzbelehrungen, Infektionsschutzbelehrungen,...
    • Dienstvereinbarungen und Dienstanweisungen
  • Arbeitsplatz eingerichtet – alle Zugänge, Logins, Schlüssel etc. bereitgelegt und aktiviert
  • Kolleg:innen über Neuzugang informiert
  • Büro, Tastatur etc. gesäubert und Schränke und Schubladen beräumt
  • Türschild
  • Mentor:in benannt
  • Arbeitsbeginn bekannt
  • Einführungstage geplant
  • Ankunftsweg und (Dauer-)Parkmöglichkeiten geklärt

Erster Arbeitstag: Begrüßung & herzliches Willkommen

  • Begrüßung durch Leitungspersonen
  • Vorstellung im Team, Referat, Dezernat, Arbeitsbereich (Namen, Ansprechpartner, Rollen, Organisationsstruktur)
  • Rundgang durch das Amt bzw. die BEratungsstelle, Beratungsräume, Poststelle, Archiv, Toiletten, Küche etc.
  • Übergabe Schlüssel, Türschließcodes, Passwörter, Zeiterfassungschip etc.
  • Zeit für informellen Austausch und persönlicheres Kennenlernen einplanen

Abläufe und Aufgaben

  • Aufgaben, Arbeitsabläufe und Prozesse durchsprechen
  • Erläuterung Postvorgänge, Dienstweg
  • Materialbeschaffung (Möbel, Büromaterial, Testverfahren, Fachbücher)
  • Formulare, Antragsweg und Abrechnung Dienstreisen, Nutzung Dienstwagen, Austragen
  • wichtige interne Ansprechpartner:innen benennen und dazu ermuntern, gemeinsame kleine Kennenlerngespräche zu vereinbaren
  • wichtige amtsinterne sowie übergreifende Termine, Beratungszyklen ansagen, Teilnehmerkreis erläutern
  • intern: Organigramm, Homepage, Geschäftsverteilungsplan, Telefonliste aktualisieren
  • Arbeitszeiten, Pausenregelung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Verhalten bei Krankheit durchsprechen
  • amtsinterne Regelungen zu Krisen und Notfällen durchsprechen

Arbeitsplatz und Zugänge

  • Einweisung in Ablagesysteme, Materialien, Computer, Sharepoint, Behördenintranet, gemein- same Laufwerke, Zeiterfassung, Bedienungsanleitungen etc.
  • Einweisung in analoge und digitale Fachbibliotheken
  • digitale Vorlagen (Signatur kontrollieren) und Formulare durchsprechen